「仕事をもっと効率よく終わらせたな〜」と思っていませんか？
僕は現在フリーランスとしてサイト運営やブログ記事を書いたりデスクワーク中心の仕事をしていますが、自分で思っている以上に仕事を終わらせる事に時間がかかったりしていて当初は半日で終わらせるつもりが、気付いたら1日が終わっていたと言う事がよくありました。
そこで、「もっと効率よく仕事を終わらせる方法がないのか？」と考えると、少しやり方を変えるだけで以前の倍の文字の記事数が書ける様になり、1日かかっていた仕事が半日で終わらせる事ができる様になりました。
今回は、僕がフリーランスになってから身に付けた効率よく作業を進めるために取り入れている仕事術を5つご紹介します。この記事では、フリーランス以外でも企業で働くオフィスワーカーなどの人も参考になる内容にまとめています。
仕事の効率化は誰しもが必要とするスキル
仕事の効率化は様々なメリットがあります。
- 定時内に仕事を終わらせる
- 短時間でより多くの仕事を終わらせれる
- 時間がかかる仕事にしっかりと打ち込める様になる
など
フリーランスでも社会人でも誰しもが仕事の効率化を意識する必要があるでしょう。
集中力と作業効率を上げる5つの仕事術
今回ご紹介する作業を効率化させる仕事術は以下の通りです。
- 作業前に連絡は終わらせる
- やるべき事をリスト化しておく
- 繰り返しやっている仕事はテンプレを作っておく
- 机の周りを整理しておく
- 1時間に1回は作業を中断させる
作業前に連絡は終わらせる
仕事上で必要な連絡をする際は、業務にあたる時間前に終わらせる様にしています。
仕事の合間に手を止めて連絡をすると、作業に戻ろうと思っても「どこまでやったけ？」と作業内容を把握するところから始まります。また集中力も切れてしまう原因にもなります。
また、仕事に手を付ける前に連絡を終わらせておく事で、返信漏れやトラブルの対応が遅れるリスクも減らせる事が出来ます。
やるべき事をリスト化しておく
昔の自分は「今日はこのぐらいやっておけばいいかな〜」と言う風に仕事をしていました。しかし、時間が経てば忘れてしまう仕事内容も出てくるので、手をつける事を忘れてしまいます。
全ての仕事が終わった時に「これもやらなければいけないんだった！」と思い出す事が度々ありました。
そこで、1日でやるべき事をリスト化する事で、「この日に自分が何をやらなければならないのか？」をいつでも明確に把握する事が出来ます。
更に、リストからスケジュールも組み立てる事によって、1つの仕事を終わらせる目安時間が把握できる様になり、その時間は集中して物事に取り組める様になります。
繰り返している事はテンプレを作る
サイトへのログインや、ブログ記事を書く事など、毎日繰り返しやっている事についていはテンプレを作る様にしています。
サイトへのログインなどを毎回手打ちで行なっていると、それだけで時間を使ってしまいますし、複数個サイト運営をしていたら、「このサイトのパスワードはなんだっけ？」と余計に時間がかかってしまいます。また、ブログ記事も毎回最初から頭を抱えて書くより、フォーマットに沿って書き出して見直す方が圧倒的に時間の短縮をする事が出来ました。
月次のデータの管理画面や毎日打ち込む様なものはコピペで終わらせれる様にテンプレを作りましょう。また、業務の流れがある程度決まっているものはマニュアルとして保管すると良いでしょう。
机の周りは整理しておく
仕事する前や隙間時間に机の周りは整理する様にしましょう。
学生の頃に勉強をしようと思っても、机の掃除をしてしまう事があったと思います。この事は社会人になってからも変わらず、机の異変は集中力を妨げる原因に繋がるので机の上には極力物を置かない様にしています。
また、机の上で食事をしているのですが、その際の汚れは丁度キーボード部分に付くことが多く、仕事中に視界に入ることがしばしばあるので、暇がある時には机を雑巾がけする様にもしています。
1時間に1回は作業を中断させる
最後に、作業は1時間事に休憩を入れる様にしています。
人の集中力は本来50分以上続かない様になっていのです。その為、仕事をやっているつもりでも実は集中できていなかったり、作業効率が落ちているのです。
また、座りっぱなしも体に負担をかけるので、休憩中は部屋の中を少し歩いたりして極力立つ様にしています。
少しの変化が仕事に大きく影響する
今回ご紹介した内容は、全てではなくても職場で働いている人も実践できる内容をご紹介しました。その分、簡単に出来ることなので「なんだこんなことか」と思うかもしれません。
しかし、少しの変化が仕事に影響があるのも事実なのです。少しでも仕事を効率良く終わらせたいと思っている人は、この記事にまとめている内容を1度自分で試してみてください。
